Zu einem Projekt gehören Ziele, die anhand objektiver Kriterien überprüfbar sein sollen. Das Erreichen der Ziele wird am Ende des Projekts im Rahmen einer Abnahme überprüft und gibt Ausschlag darüber, ob die vereinbarte Vergütung bezahlt wird.

Im gesamten Verlauf des Projekts kommen Elemente des sog. Projektmanagements zum Einsatz. DIN 69901 definiert Projektmanagement als „Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten.“

• Dabei bezeichnet die Initiierung die vor dem eigentlichen „Startschuss“ zum Projekt anfallenden Schritte, die zur Einleitung desselben führen.
• Die Projektdefinition legt u.a. die Ziele des Projekts, den organisatorischen Rahmen sowie die Meilensteine (noch ohne Terminvorgabe) fest. Als Meilenstein(engl. milestone) bezeichnet man wichtige/kritische Punkte im Projekt, zu denen oft auch Entscheidungen zu treffen sind. Sie schließen Abschnitte eines Projekts ab und dienen zur Kontrolle des Fortschritts im Projekt. Meilensteine werden (sobald eine Festlegung möglich ist) mit (realistischen) Terminvorgaben verknüpft.
• Die Planung umfasst z.B. die Verteilung von Aufgaben, Schätzung des Aufwands, Vorgabe einer Zeitplanung und auch die Definition von Schnittstellen (nicht zwingend in programmiertechnischer Sicht).
• Die Durchführung des Projekts umfasst das, was man gemeinhin mit „Arbeit am Projekt“ verbindet.
• Der Abschluss des Projekts beinhaltet als zentrales Element die Abnahme durch den Auftraggeber (die Voraussetzung für die Zahlung der vereinbarten Vergütung ist).

Die ersten im Rahmen eines Projekts erstellten Dokumente sind das Lastenheft und das Pflichtenheft.

• Das Lastenheft erstellt der Auftraggeber. Es beinhaltet die Forderungen an die Leistungen des Auftragnehmers innerhalb des Projektauftrags. Oft sind darin auch Freiheitsgrade für den Auftragnehmer (z.B. optionale Anforderungen) enthalten.
• Ausgehend vom Lastenheft erstellt der Auftragnehmer das Pflichtenheft. Es beschreibt, welche der Anforderungen in welcher Form/mit welchen Mitteln umgesetzt werden sollen.

Bestätigt der Auftraggeber das Pflichtenheft so kommt es zum Vertragsschluss und die Umsetzung kann beginnen.

Wesentliche Inhalte vom Lasten- und Pflichtenheft:

• Ist- und Soll-Zustand
• Anforderungen (funktional/nicht funktional)
  • Funktional: Was kann das Produkt? (Beispiel: Das Produkt kann die Daten als Datei im PDF-Format abspeichern.)
  • Nicht funktional: (Beispiel: Das Produkt ist für die Bedienung durch Sehbehinderte geeignet.)
    (Weitere Bereiche nicht funktionaler Anforderungen: Möglichkeiten zur Wartung, Sicherheit, Benutzbarkeit, Aussehen, Zuverlässigkeit, Leistung, Korrektheit)
• Beschreibung von Anforderungen: Anforderungsnr., Beschreibung, Kriterium zur Abnahme (Wichtig im Pflichtenheft: Detailliert in Hinblick auf technische Umsetzung, eindeutig und überprüfbar)
• Schnittstellen
• Rahmenbedingungen (z.B. Zeitraum der Realisierung, Kostengrenzen)
• Lieferumfang
• Kriterien für Abnahme