Zu einem Projekt gehören Ziele, die anhand objektiver Kriterien überprüfbar sein sollen. Das Erreichen der Ziele wird am Ende des Projekts im Rahmen einer Abnahme überprüft und gibt Ausschlag darüber, ob die vereinbarte Vergütung bezahlt wird.
Da Softwareprojekte oft sehr umfangreich sind und nur beschränkt Zeit zur Verfügung steht, sind meist viele Entwickler/-innen gleichzeitig tätig (Arbeitsteilung). Dazu muss das Projekt in viele Teilkomponenten zerlegt werden. Damit diese Komponenten später zusammenpassen, müssen zu Beginn der Entwicklung Schnittstellen zwischen ihnen festgelegt werden.
Als Meilenstein (engl. milestone) bezeichnet man wichtige/kritische Punkte im Projekt, zu denen oft auch Entscheidungen zu treffen sind. Sie schließen Abschnitte eines Projekts ab und dienen zur Kontrolle des Fortschritts im Projekt. Meilensteine werden (sobald eine Festlegung möglich ist) mit (realistischen) Terminvorgaben verknüpft.
Die ersten im Rahmen eines Projekts erstellten Dokumente sind das Lastenheft und das Pflichtenheft.
Bestätigt der Auftraggeber das Pflichtenheft so kommt es zum Vertragsschluss und die Umsetzung kann beginnen. In der Regel reicht der Detailgrad des Pflichtenheftes nicht aus, um gleich implementieren zu können. Dann erstellen Aufgraggeber und Auftragnehmer auf Grundlage des Pflichtenheftes noch ein Datenverarbeitungskonzept.
Wesentliche Inhalte vom Lasten- und Pflichtenheft: